员工信息管理是每个公司人力资源部门必做的一项工作,它能记录员工信息,可以加强员工关系管理,为人力资源其它工作提供信息和数据的支持。员工信息表的完善程度,决定着整个人力资源部数据分析的完整程度和效率,如人员异动分析;招聘、培训、薪酬、绩效等多维分析等,和猎萝卜网小编一起了解。


一、员工信息表记录哪些信息


经常会有学员问:员工信息表该记录哪些信息?能不能提供员工信息表模板?能不能帮忙设计员工信息表?……要建立一份适合公司的员工信息表既是简单的也是比较困难的。


为什么说建立员工信息表是简单的?


因为员工信息表是记录员工基本信息、岗位信息、劳动合同信息等,如姓名、性别、出生年月、身份证号、部门、岗位、学历、电话、家庭住址、入职时间、转正日期、劳动合同期限及起始时间等,再根据公司情况增加需要统计的信息。


为什么说建立员工信息表是困难的?


因为员工信息表中除了包含基础的信息,还要包括员工在公司的发展轨迹,如员工岗位变动情况、员工奖罚情况、荣誉情况、学历晋升、职称变动等情况,这些信息数据如何处理,如何能快速的提取需要的数据是比较困难的。


image.png


二、员工信息表建立维护过程中需要注意的问题


(一)员工信息表中必须有员工编号


这个在以往的文章中进行了说明,不再解释。


(二)员工信息表不是一个表格


员工信息表是一系列的表格合集,并非一个表格。如员工岗位变动情况、员工奖罚情况等这些发展轨迹信息,是需要建立独立的表格来存储的,如果都放在一个表格中,对数据统计是非常不利的。


(三)离职人员信息如何管理


离职人员信息和在职人员信息放在一个表格中是比较方便管理的,如公司人员流动过快,分开管理的话增加工作量,还有可能造成数据错误;入职和离职人员进行数据对比时,表格不一致会导致数据统计困难……


曾见过不止一家公司,人员离职后即将此人信息删除,表格中只保留在职人员信息,到年底时数据根本没办法进行分析。但是年底时年度人事数据分析中,出现了离职人员的数据,可想工作做的是多么虚。


(四)员工信息表中要不要对员工工资标准进行管理


员工工资标准是必须进行管理的,在哪管理需要根据公司情况。无论如何,在员工信息表中进行管理是不方便的,一方面是薪资绝对保密或相对保密的问题,另一方面是员工信息表中信息太多容易造成操作失误。


(五)要保证员工信息表信息更新及时准确。


三、怎么能建立一套完善的员工信息表


建立一套完善的员工信息表,需要综合分析部门工作,需要员工信息表对其它工作提供哪些信息和数据支持,将所需要统计的信息项目逐一的来分析必要性,确保统计的信息不会繁杂也不会缺失。


建立员工信息表一般用Excel,注意几项要领:


能用公式提取信息的不要手工输入,例如身份证信息包含出生日期、性别等,年龄、工龄可以根据出生日期、入职日期来计算。


能进行序列选择的不用手工输入,例如学历、部门、岗位、离职原因等都可以通过数据验证(数据有效性)设置下拉菜单,防止输入名称不一致。


手工输入的信息尽量用数据验证(数据有效性)确保输入的信息格式规范。如日期型数据;员工编号、身份证号、手机号等唯一性和文本长度等规范。