新员工在入职时涉及的证据采集来源主要有三方面:第一,新员工入职时提供的材料证明、资历或经历证明,具体包括学历或职称证书、离职证明、技能证明(如外语等级证书)等。第二,在招聘面试过程中的约定事项的确认证明;第三,企业发放的各类文书证明,和猎萝卜网小编一起了解。


1.关于证明材料的证据采集技巧


从人力资源专业角度来看,证明材料的资料收集相对会比较容易,毕竟这是应聘者求职过程中的必备内容,但识别有一定难度。


基于劳动用工的规范性及用工风险的规避要求,此类证据材料的采集技巧主要有两方面:


第一,第三方权威机构鉴定或个人材料证明的确认。比如学历和职称可以通过专业网站进行查询确认,其它书面材料(如离职、计生、劳动合同等)可以通过向出具单位及出具人核实、确认,这种方式、程序非常有必要,同时应聘者需在其本人提交的书面证明材料上签名确认。


第二,对应聘者提交的有疑义证明材料进行提问核实。初步识别应聘者提交材料的真实性,针对有疑义的证明材料进行提问,从而通过应聘者的回应来判断初步识别是否合理。比如了解应聘者缴交的个税、社保等信息可以判断其劳动关系及岗位待遇情况。


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2.关于面试过程中约定事项的证据采集技巧


在双向选择的今天,企业与应聘者之间只有意见一致,才能达成双方合作的基础,而面试过程中的诸多约定则是合作的前提。但面试过程中,往往由于某种客观原因而导致存在认识上的差异,对这种差异如果不能确认、固化,那么员工试用期过程中往往容易产生劳动争议。比如企业调整待招岗位时必须经应聘者书面确认。目前人才识别、人才评价方面非常复杂,因此企业在引进人才,尤其是高层次人才时会相当谨慎。为了避免选人失误,企业在招聘过程中可能存在以下事实:应聘岗位与实际录用岗位存在差异、应聘期望待遇与实际约定待遇存在差异等等。其实出现此类情况相当正常,但企业可能在办理员工入职时没有对此类变化进行书面确认,结果可能导致劳动纠纷。


因此,从人力资源管理的角度上看企业可以从入职沟通确认来进一步巩固证据或在员工入职报到时填写员工登记信息时,填上应聘岗位的名称、待遇等,这可以避免今后不必要的麻烦。


3.企业应告知事项的证据采集技巧


企业对新录用员工有试用期考核,因此在员工入职时要做好告知义务,诸如考勤、考核等相关的制度与规范。目前企业比较有效的做法就是制度阅读确认、谈话告知确认、材料发放确认等。事实上资料发放确认的做法比较好,能够为后期可能存在的事实不清、告知义务的举证等提供条件,但可能的不利条件是,如果相关材料制定的内容涉及面广,但严谨性不足,那么一旦涉及劳动纠纷,此类材料势必作为证据提供对方或对方代理人,结果可能导致对方有更多的机会来研究企业的不规范之处,从而导致被动。