常见错误之六:公示程序——给自己出难题


《员工手册》要经过民主和公示程序方为有效,而民主和公示程序如何进行有很多方法,有的便捷,有的复杂,有的做的时候便捷,但用的时候却复杂,就比如企业采取在公司内网发布的方式来进行公示。


企业依据《员工手册》对员工作出处罚决定,一旦产生争议,企业需对《员工手册》的合法性进行举证,其中很重要的一点就是证明《员工手册》已向员工公示。在公司内网发布的《员工手册》属于电子证据,要想有很好的证明效力,需进行公证。而实践中,我们却常会遇到这样的问题,企业内网在公证处无法登陆,只有在企业内部才能登陆。这种情况下,则需要联系公证处去到单位公证,显然操作起来更为麻烦。而且使用的也不是公证处的电脑,证明效力难免引人质疑。加之是企业内网,即便公证了,对方也会质疑是否是企业后来争议发生后放上去的,这种情况下,就还要证明《员工手册》的上传时间。


如此种种的问题,不仅给企业证明公示程序带来难题,更重要的是企业费尽心力,还会因为是企业自己的网络而产生效力瑕疵。因此,在选择公示程序上,不推荐此种方法,虽然前期操作简单,但后期却存在隐患。截至目前,证明效果最好,最方便的依然是员工手签的原件,如果企业人数众多,实在难以操作,那么电子邮件也是可以选择的方法,终归比在企业内网或OA上传证明起来简便。



常见错误之七:规定过细,使《员工手册》缺乏长期适用性


在我们修改《员工手册》时,会发生这种情况:比如对于薪酬管理,《员工手册》中规定的过于细致。有一天公司开始做绩效考核了,会发现《员工手册》里规定的关于薪酬的东西都不能再适用了。要避免这种情况的出现,就需要区分企业制度与《员工手册》不同的用途。一些细节性问题可以放在专项制度中,制度可以配合企业经营管理的调整而随时调整。而《员工手册》对于这些细节问题则可不做纳入,仅做一些原则性规定,这样制度和《员工手册》可互为补充,保证《员工手册》的稳定性和较长适用性。



常见错误之八:制度堆砌,缺少关联与逻辑


有的时候,我们会发现公司的《员工手册》更像是制度汇编,内容之间缺少逻辑与关联性。一本好的《员工手册》,可以来源于制度,但绝不仅仅是制度的合集。《员工手册》应有其自身的逻辑性,从入职到离职的制度都有所涉及,但这些制度又不是完全独立,在某些地方要切合相关。比如入职管理规定中公司要求员工入职时须提交哪些手续,提交时间为何等等。对应的在奖惩规定中,就要对于没有按时提交,没有完整提交,虚假提交的后果作出规定。在《员工手册》的各个制度之间,应该是具有关联性的,反之程序将会不完整,导致整个管理流程不能形成完整的闭环。


员工手册常见的十大错误


常见错误之九:程度词使用模糊,缺少明确界定


有些《员工手册》中规定“在办公区打架斗殴,造成严重影响的,企业可以辞退处理”,在这句话中,何为“严重影响”则没有更进一步界定。当员工发生打架事件后,企业如何举证证明员工的打架行为已经造成了严重影响?如果有一些明确的行为后果界定会更有利于企业处理。比如员工是否受伤?造成的事件知晓范围如何?是否有警察出警?有了一些更为细致的标准,将可以更好的对行为定性。在制定《员工手册》时,尽量不要用这些模糊的词语,可以通过正向的行为列举和反向列举加之兜底条款来做更清晰的界定,减少企业处理的风险。



常见错误之十:《员工手册》没有注意到多地适用情况


有些公司存在多地办公却统一适用一份《员工手册》的情况。对此企业要注意地方性规定的差异性。比如医疗期、陪产假、停工留薪期的认定等这些规定存在着地域性,各个地方规定不尽一致。企业在制定《员工手册》时要注意,不可一刀切,或者至少要补充上兜底条款,如“手册内容与地方法律法规等规定不一致时,以法律法规规定为准。”


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